Wprowadzenie Kodeksu Postępowania jest istotnym etapem budowania zrównoważonego łańcucha dostaw Grupy Polpharma. Działanie w sposób etyczny i odpowiedzialny jest dziś niezbędnym i integralnym elementem prowadzenia biznesu na świecie. Jako firma obecna na międzynarodowych rynkach, chcemy aktywnie współpracować z dostawcami, by zapewnić przestrzeganie najwyższych standardów w całym łańcuchu wartości.

Wprowadzenie Kodeksu Postępowania Dostawców Grupy Polpharma ma na celu m.in:

• Ujednolicenie wymogów wobec dostawców Grupy Polpharma w zakresie etyki, warunków zatrudnienia i bezpieczeństwa pracy, jakości produktów, ochrony środowiska i prowadzenia badań.
• Zachęcenie dostawców do aktywnego przeciwdziałania nieprawidłowościom w wyżej wymienionych obszarach działalności.
• Wsparcie dostawców w doskonaleniu działania, a co za tym idzie, jakości dostarczanych produktów i usług (m.in. przez wskazanie dobrych praktyk, dzielenie się doświadczeniem Grupy Polpharma i innych dostawców).

Grupa Polpharma nie oczekuje od dostawców poniesienia określonych kosztów związanych z wprowadzeniem Kodeksu Postępowania. Zdajemy sobie jednak sprawę, że zapewnienie zgodności działań z zapisami Kodeksu może wiązać się z koniecznością wprowadzenia zmian organizacyjnych, również takich, które wymagają nakładów finansowych. Zasięg i rodzaj tych zmian, a więc także ewentualne koszty wprowadzenia działań naprawczych, będą uzależnione od stopnia, w którym działania danego dostawcy są niezgodne z wytycznymi.

Warto pamiętać, że wiele zapisów Kodeksu postępowania jest tożsamych z lokalnie obowiązującym prawem, a co się z tym wiąże – to niestosowanie tych wytycznych może narażać dostawcę na koszty w postaci kar pieniężnych.

Co więcej, stosowanie dobrych praktyk wskazanych w Kodeksie postępowania, takich jak sprawiedliwe traktowanie pracowników, czy przestrzeganie standardów BHP, nie powinno narażać dostawcy na dodatkowe koszty. Wdrożenie niektórych wytycznych, w szczególności z obszaru środowiska naturalnego, może także przynieść dostawcy korzyści – na przykład w postaci oszczędności związanych z ograniczeniem zużycia energii elektrycznej czy wody. Wreszcie, w kontekście rosnącej świadomości biznesu w zakresie zrównoważonego łańcucha dostaw, wprowadzenie standardów, do których odwołuje się Kodeks Postępowania pomaga dostawcy w budowaniu przewagi konkurencyjnej.

Planując działania na rzecz zapewnienia zgodności z Kodeksem postępowania, warto odpowiedzieć sobie na kilka kluczowych pytań, np.:

• Czy postępuję zgodnie z przepisami prawa lokalnego?
• Czy posiadam formalną deklarację ważnych dla mnie standardów postępowania (np. kodeks etyki, procedura antykorupcyjna, misja, wartości itp.?
• Które z posiadanych przeze mnie dokumentów, polityk, czy procedur odnoszą się do poszczególnych obszarów Kodeksu Postępowania?
• Czy mam pewność, że wszyscy pracownicy znają te procedury? Czy przestrzeganie ich gwarantuje zgodność z Kodeksem Postępowania, czy może powinienem podjąć dodatkowe kroki w celu zapewnienia efektywności moich systemów zarządzania?
• Czy mam świadomość zagrożeń związanych z nieetycznym postępowaniem (w tym przez i wobec moich własnych pracowników)?
• Czy weryfikuję stosowanie wymogów, które stawiam swoim dostawcom i podwykonawcom?

Odpowiedzi na te pytania będą wskazaniem dla Dostawcy, na jakie niezgodności jest najbardziej narażony, które działania naprawcze trzeba podjąć w pierwszej kolejności oraz ułatwią wypełnienie ankiety samooceny dostawców, która jest integralną częścią procesu zakupowego.

Przestrzeganie przepisów prawa lokalnego jest bezwzględnym minimum, jakie musi spełniać dostawca by nawiązać współpracę z Grupą Polpharma. Jednak to zasady spisane w Kodeksie Postępowania określają podstawowe kryteria doboru Dostawców Grupy Polpharma, dlatego należy stosować je w jak największym stopniu.

Kodeks Postępowania jest ważnym elementem strategii zrównoważonego łańcucha dostaw (ZŁD) Grupy Polpharma. Jednym z kluczowych zadań strategii jest minimalizacja ryzyka wystąpienia nieprawidłowości w obszarze warunków pracy i zatrudnienia, BHP, ochrony środowiska, etyki (w tym ryzyka korupcji i nadużyć), a także jakości. Równie istotnym aspektem strategii ZŁD jest budowanie wartości zarówno dla Grupy Polpharma, jak i dostawców stosujących zapisy Kodeksu postępowania. Samo przestrzeganie prawa nie przyniesie aż takich korzyści jakie dostawcy mogą osiągnąć dzięki stosowaniu Kodeksu, który nie tylko określa wymogi, ale także wskazuje proces ciągłego doskonalenia.

Wszyscy nasi dostawcy zobowiązani są do przestrzegania zapisów Kodeksu Postępowania Dostawców Grupy Polpharma. Jeśli dostawca posiada własny Kodeks i z powodu wewnętrznych procedur nie może podpisać dodatkowego dokumentu, zobowiązany jest przekazać Grupie Polpharma swój Kodeks do weryfikacji. Dział Compliance Grupy Polpharma porówna wymagania obu dokumentów. Jeśli wymagania zawarte w Kodeksie Dostawcy są zbieżne z Kodeksem Postępowania Dostawców Grupy Polpharma dostawca nie ma obowiązku podpisania Kodeksu Postępowania Dostawców Grupy Polpharma.

Na tym etapie należy zgłosić również posiadane certyfikaty, które mogą potwierdzić spełnianie oczekiwań Grupy Polpharma w zakresie zrównoważonego rozwoju.

W wielu krajach prawo zabrania korupcji, a mimo tego jest ona wciąż powszechna. Nawet jeśli w wyniku oceny ryzyka przeprowadzonej przez firmę, korupcja nie wydaje się bezpośrednim zagrożeniem dla jej funkcjonowania, nie da się całkowicie wyeliminować wystąpienia jej w przyszłości. Dlatego oczekujemy, że współpracujący z nami dostawcy będą aktywnie zapobiegać korupcji, m.in. wdrażając własne procedury w tym zakresie.

Tak. Od początku naszej działalności dokładamy wszelkich starań, by w relacjach z pracownikami i partnerami zewnętrznymi postępować z poszanowaniem prawa, procedur wewnętrznych i najwyższych standardów etycznych. Potwierdzeniem tych zobowiązań jest Kodeks Etyki Grupy Polpharma przyjęty decyzją Zarządu Polpharma SA. Więcej na naszej stronie poświęconej kodeksowi etyki.

Od lat podejmujemy też działania na rzecz zrównoważonego rozwoju, w tym minimalizujące nasz wpływ na otoczenie. Szczegółowy opis naszych starań można znaleźć na stronach www poświęconych społecznej odpowiedzialności i w Raporcie Społecznym Grupy Polpharma. Więcej na naszej stronie poświęconej społecznej odpowiedzialności.

Nie. Nawiązując współpracę z Grupą Polpharma, dostawca staje się częścią naszego łańcucha wartości, dlatego oczekujemy przestrzegania postanowień Kodeksu postępowania także w kontaktach z innymi parterami biznesowymi.

Pierwszym krokiem weryfikacji spełniania wymogów Kodeksu jest deklaratywna ankieta samooceny dostawców. Na tym etapie przedstawianie dowodów udzielonych odpowiedzi nie jest wymagane.

Posiadanie certyfikatu należy zgłosić w przypadku realizacji procedury odstępstw i analizy Państwa kodeksu postępowania. Przedstawienie certyfikatu wydanego przez niezależną jednostkę certyfikującą może być dodatkowym poświadczeniem spełnienia kryteriów Kodeksu Postępowania przez dostawcę. Jeśli obecnie trwa u Państwa proces certyfikacji, również prosimy o odpowiednią informację – będzie to sygnał, że poczyniliście Państwo starania by spełnić wymagania standardu.

Dodatkowo, podczas ewentualnego audytu przeprowadzona będzie weryfikacja zgodności we wszystkich obszarach Kodeksu, także tych objętych certyfikacją. Udostępnienie audytorowi dokumentacji związanej z uzyskaniem certyfikatu znacznie przyspieszy proces, co stanowi dodatkowy powód, dla którego zachęcamy do informowania o posiadaniu przez firmę certyfikatów w odpowiednich obszarach.

Sekcja www dla Dostawców, w której znajdujecie się Państwo obecnie, pełni również funkcję edukacyjno–informacyjną. W zależności od potrzeb i wymogów naszych Dostawców, będziemy sukcesywnie zamieszczać tam informacje z zakresu wdrażania Kodeksu postępowania oraz zrównoważonego łańcucha dostaw, również dzięki dobrym praktykom zgłaszanym przez dostawców.

Zapraszamy do stałego kontaktu z nami – wszelkie komentarze i pytania w zakresie etyki i standardów antykorupcyjnych prosimy kierować na adres etyka@polpharma.com.

Tak. Jednym z wymogów Kodeksu Postępowania jest przekazanie jego zasad własnym dostawcom i podwykonawcom oraz promowanie ich w całym łańcuchu dostaw. Udostępnianie Kodeksu Postępowania Dostawców Grupy Polpharma partnerom biznesowym jest oczywiście możliwe pod warunkiem, że dokument będzie przekazany w niezmienionej formie, tj. z zachowaniem wszystkich zapisów. Niezależnie od tego, zachęcamy dostawców do opracowywania własnych zasad postępowania obowiązujących przy współpracy z ich partnerami biznesowymi.

Dostawcy są kluczowymi partnerami Grupy Polpharma we wdrażaniu strategii zrównoważonego łańcucha dostaw, dlatego oczekujemy od nich upowszechniania oraz weryfikacji zasad stosowania Kodeksu Postępowania przez własnych partnerów biznesowych. Można tego dokonać za pomocą wizyty w przedsiębiorstwie, pozyskania odpowiedniej dokumentacji, jak również przeprowadzenia audytu strony drugiej lub trzeciej.

Jednym z wymogów Kodeksu Postępowania jest zarówno przekazanie jego zasad własnym dostawcom i podwykonawcom, jak i weryfikacja ich przestrzegania. W przypadku, gdy któryś z partnerów biznesowych dostawcy odmówi dostosowania własnych działań do wskazań Kodeksu, dostawca powinien w pierwszej kolejności upewnić się, czego dotyczą niezgodności. Jeśli w sposób oczywisty łamane jest prawo, powinno to być powodem do zakończenia współpracy z dostawcą lub podwykonawcą. Jeśli niezgodności zachodzą podczas wykonywania zleceń w ramach współpracy z Grupą Polpharma, dostawca jest zobowiązany poinformować o tym Grupę Polpharma.

Przede wszystkim stosując zasady określone w Kodeksie Postępowania, tego samego wymagając od swoich pracowników, dostawców i podwykonawców. Od dostawców Grupy Polpharma oczekujemy, by wprowadzali standardy wykraczające poza absolutne minimum, jakim jest przestrzeganie przepisów prawa lokalnego. Zachęcamy także do wdrażania dobrych praktyk w zakresie Kodeksu Postępowania (przykłady działań można znaleźć m.in. w Przewodnikach Dobrych Praktyk) i szerokiego komunikowania tych działań.

Ankieta samooceny jest narzędziem do wstępnej weryfikacji poziomu realizacji zapisów Kodeksu Postępowania Dostawców Grupy Polpharma wśród kontrahentów Grupy Polpharma.

Grupa Polpharma podczas selekcji dostawców uwzględnia stopień ich zaangażowania w prowadzenie działalności w sposób etyczny i zrównoważony. W procesie wyboru mogą zostać odrzuceni Dostawcy, których standardy etyczne, społeczne i środowiskowe odbiegają w sposób rażący od standardów Grupy Polpharma. 

Grupa Polpharma dąży do stworzenia odpowiedzialnego środowiskowo i społecznie łańcucha dostaw, w którym Dostawcy podzielają praktykowane przez Grupę Polpharma wartości. Polpharma nie tylko monitoruje działania podejmowane w swoim łańcuchu dostaw, ale również wdraża i rozwija narzędzia dialogu i samodoskonalenia dostawców, wspierając ich rozwój.

Chcąc zaangażować dostawców w aktywne działania na rzecz zrównoważonego rozwoju, wynik ankiety docelowo będzie wpływać na ocenę oferty złożonej przez dostawcę w procesie przetargowym.

Ankieta wdrażana jest w dwóch różnych schematach

• Jej wypełnienie jest obowiązkowe dla dostawców, którzy w przeszłości przechodzili już przez proces samooceny przy współpracy z Grupą Polpharma. Dla tej grupy jest to krok konieczny do zakwalifikowania dostawcy do procesu zakupowego.
• W przypadku pierwszej styczności z tym narzędziem przy współpracy z Grupą Polpharma, do III kwartału 2023 jej wypełnienie jest dla dostawcy dobrowolne.

Dostawcy zobowiązani są wypełnić ankietę co dwa lata – jej wynik ważny jest przez 24 miesiące.

Informacja o zbliżającym się terminie jej wygaśnięcia zostanie przekazana dostawcy systemowo na adres email osoby kontaktowej wskazany w ankiecie.

Wynik ankiety ma wpływ na ocenę dostawcy w procesie przetargowym w stopniu zależnym od etapu jej wdrażania.

Harmonogram dla dostawców, którzy w przeszłości przechodzili już przez proces samooceny przy współpracy z Grupą Polpharma:

• Punkty uzyskane w ankiecie stanowią minimum 5% całej puli punktów możliwych do uzyskania przez Dostawcę w procesie przetargowym. W początkowym etapie, do końca III kwartału 2022, współpraca podejmowana będzie niezależnie od liczby punktów uzyskanych w ankiecie.
• Od IV kwartału 2022 wpływ wyniku ankiety na rozpoczęcie procesu przetargowego będzie decydujący. Dostawca, aby zostać dopuszczonym do procesu zakupowego, będzie musiał osiągnąć próg 30% punktów możliwych do uzyskania w ankiecie. Po spełnieniu tego wymogu liczba uzyskanych w ankiecie punktów przeliczana jest tak, aby stanowić minimum 5% oceny ofert.

Harmonogram dla dostawców, którzy z ankietą samooceny przy współpracy z Grupą Polpharma spotykają się po raz pierwszy:

• Od III kwartału 2022 punkty uzyskane w ankiecie stanowić będą minimum 5% całej puli punktów możliwych do uzyskania przez dostawcę. W początkowych etapach współpraca podejmowana będzie niezależnie od liczby punktów uzyskanych w ankiecie.

• Docelowo, czyli od III kwartału 2024 wpływ wyniku ankiety na rozpoczęcie procesu przetargowego będzie decydujący. Dostawca, aby zostać dopuszczonym do procesu zakupowego będzie musiał osiągnąć próg 30% punktów możliwych do uzyskania w ankiecie. Po spełnieniu tego wymogu liczba uzyskanych w ankiecie punktów przeliczana jest tak, aby stanowić minimum 5% oceny ofert.

Ponowne podejście do wypełnienia ankiety możliwe jest po upływie jej ważności, czyli po 24 miesiącach.

W wyjątkowych sytuacjach wnioski o poprawę danych będą rozpatrywane indywidualnie.

Ankieta ma charakter deklaratywny, jest w całości wypełniana przez dostawcę i do niego należy decyzja o wyznaczeniu osoby odpowiedzialnej za wypełnienie kwestionariusza. Obowiązkiem dostawcy jest wypełnienie ankiety zgodnie ze stanem faktycznym.