Ankieta samooceny dostawców to narzędzie kluczowe do wstępnej oceny dostawców pod kątem zrównoważonego rozwoju. Weryfikuje spełnianie zapisów Kodeksu Postępowania Dostawców Grupy Polpharma i docelowo będzie obowiązkową składową procesu oceny ofert. Ankieta dostępna jest pod tym linkiem. Informacje zawarte w ankiecie są poufne, dostępne wyłącznie do wiadomości dostawcy i Grupy Polpharma i nie zostaną udostępnione osobom trzecim.

Narzędzie pozwalające zweryfikować, czy dostawca przestrzega określonych kodeksów etycznych, wymagań standardu, wymagań prawnych lub wytycznych klienta. Wynikiem audytu etycznego są rekomendacje mające na celu poprawę kultury organizacyjnej firmy, jej stosunków z otoczeniem, przejrzystości prowadzonej przez nią działalności i prawidłowości podejmowanych decyzji, a także przeciwdziałanie korupcji.

Audyt zewnętrzny, zlecany przez klienta tzw. audyt kliencki. Procesowi audytu podlega zakład dostarczający wyroby bądź świadczący usługi klientowi. Audyt strony drugiej ma na celu weryfikację, czy dostawca spełnia określone wymagania oraz czy jest godny zaufania. Najczęściej wykonywany jest przez kwalifikowanych audytorów Zleceniodawcy (klienta).

Audyt wewnętrzny, przeprowadzany na potrzeby wewnętrzne przedsiębiorstwa. Audytu dokonuje wyszkolony, świadomy swoich obowiązków personel w sposób niezależny i bezstronny. Audyty wewnętrzne powinny być przeprowadzane systematycznie, w równych odstępach czasu, według wcześniej przygotowanego harmonogramu.

Audyt zewnętrzny, przeprowadzany przez niezależną organizację (jednostka certyfikująca). Zleceniodawcą jest organizacja audytowana.

Każdy podmiot lub osoba (osoby) w łańcuchu dostaw, które bezpośrednio dostarczają organizacji towary lub usługi, wykorzystywane w procesach wewnętrznych  lub do produkcji towarów lub usług organizacji. Na przykład producent substancji chemicznych stosowanych przez dostawcę lub firma transportowa wynajęta przez dostawcą w celu dowożenia pracowników do zakładu.

Organizacja, która dostarcza określone towary lub usługi w oparciu o umowę zawartą z Grupą Polpharma. Do grupy dostawców zalicza się producentów, dystrybutorów i usługodawców.

Działanie w celu wyeliminowania przyczyny wykrytej niezgodności i uzgodnienie postępowania Dostawcy z wymaganiami zawartymi w Kodeksie postępowania. Skuteczne działania naprawcze zapobiegają wystąpieniu podobnej niezgodności w przyszłości. Przykładem działania naprawczego jest wprowadzenie systemu wydawania pracownikom pasków wynagrodzenia lub udostępnienie odpowiedniego ubrania ochronnego pracownikom mającym kontakt z substancjami toksycznymi. (Źródło: SAI 2014)

Dokument, w którym zostały zebrane najważniejsze dla Grupy Polpharma zasady postępowania zgodne ze wzorcami etycznymi Grupy. Do ich poszanowania i stosowania zobowiązani są wszyscy Dostawcy. Jest to istotne kryterium doboru, oceny współpracy z dostawcami. (Źródło: Kodeks postępowania Dostawców Grupy Polpharma).

Sytuacja, w której interesy osobiste pracownika bądź inne jego powiązania stoją w sprzeczności z interesami Grupy Polpharma. W takiej sytuacji obiektywizm pracownika działającego w imieniu i na rzecz Grupy Polpharma może ulec osłabieniu. Do konfliktu interesów może dochodzić m.in.:

-  gdy pracownik udziela zleceń lub odpowiada z ramienia Grupy Polpharma za współpracę z osobami spokrewnionymi lub innymi bliskimi osobami, a także z firmami, które należą do pracownika, jego krewnych lub innych bliskich osób;

-  gdy pracownik w związku z występowaniem w imieniu Grupy Polpharma przyjmuje przedmioty posiadające wartość;

-  gdy pracownik ocenia należyte wykonanie umów przez osoby bliskie lub podmioty powiązane.

Korupcja może przybierać różnorakie formy. W dużej mierze łączy się z terminem łapownictwa i tę właśnie postać przybiera najczęściej. Korupcja oznacza wpływanie na decyzje podejmowane przez inne osoby poprzez oferowanie lub wręczanie nienależnych korzyści. Najczęściej pojawia się w sferze publicznej, gdy ktoś chce wpłynąć na decyzję urzędnika państwowego lub innej osoby pełniącej funkcję publiczną. Korupcja może jednak pojawiać się również w sferze prywatnej, gdy ktoś chce wpłynąć na decyzje podejmowane przez osoby pełniące funkcje w prywatnych firmach lub instytucjach. Korupcją jest nie tylko oferowanie lub wręczanie nienależnych korzyści osobiście, ale również czynienie tego przez pośredników. Na tej samej zasadzie korupcją jest oferowanie lub przekazywanie nienależnych korzyści bezpośrednio zainteresowanej osobie jak również osobom trzecim (krewnym, znajomym lub nawet podmiotom powiązanym z zainteresowaną osobą, takim jak fundacje czy stowarzyszenia). Nienależne korzyści, o których mowa powyżej, mogą mieć charakter zarówno majątkowy jak i osobisty. Dla zaistnienia korupcji nie ma znaczenia forma ani wartość korzyści (źródło: Procedura antykorupcyjna Grupy Polpharma).

Proces przeprowadzany przez organizację w celu identyfikacji i priorytetyzacji obszarów ryzyka wystąpienia zagrożeń dla ciągłości biznesu. Ryzyko takie występuje m.in. w obszarze bezpieczeństwa pracowników, etyki biznesu, czy wpływu organizacji na środowisko naturalne.  Ocena ryzyka służy do opracowania polityk i narzędzi zapobiegania zidentyfikowanym zagrożeniom.

Zrządzanie wpływem w łańcuchu dostaw, w myśl którego relacje z dostawcami kształtowane są z uwzględnieniem:

Kryteriów ekonomicznych – takich jak uczciwe warunki kontraktów, terminowe regulacje należności, niewykorzystywanie przewagi ekonomicznej do negocjowania i nieadekwatnych warunków umów, transparentność w nawiązywaniu kontaktów biznesowych, zapobieganie korupcji.

Kryteriów społecznych – takich jak uczciwe praktyki pracownicze (przestrzeganie prawa pracy i praw człowieka, godziwe wynagradzanie pracowników, przestrzeganie zasad równouprawnienia, troska o zasady BHP), a także praktyki nastawione na współpracę ze społecznościami lokalnymi.

Kryteriów środowiskowych – takich jak aspekty związane z oddziaływaniem na środowisko naturalne, które odnoszone są do całego cyklu życia produktów (projektowanie, transport materiałów, wykorzystywanie, surowców do produkcji, utylizacja).

(Źródło: „Zrównoważony łańcuch dostaw: trendy i innowacje” – Forum Odpowiedzialnego Bizesu 2014)

Wszystkie osoby zatrudnione przez organizację na każdym szczeblu, w tym między innymi dyrektorzy, kierownicy, menedżerowie, pracownicy szeregowi i kontraktowi. Jako pracowników rozumie się także osoby nie zatrudnione bezpośrednio przez organizację (np. za pośrednictwem agencji pracy tymczasowej), w tym m.in. ochroniarzy, pracowników stołówki, sprzątaczy (Źródło: SAI 2014).

(ang. Supplier Ethical Data Exchange)

Organizacja non-profit, skupiająca firmy z całego świata i różnych branż. SEDEX oferuje swoim członkom usługi związane ze standardem etycznym ETI Base Code (ang. Ethical Trading Initiative) oraz bazę online do zamieszczania raportów z audytów (http://www.sedexglobal.com/about-sedex/).

(ang. SMETA Members Ethical Trade Audit)

Jest procedurą audytową opracowaną przez Sedex, której podstawowe cele to: podkreślenie roli etyki w globalnym łańcuchu dostaw i zmniejszenie obciążeń dla dostawców wynikających z powtarzających się audytów i przeglądów zgodności. Procedura SMETA bazuje na ETI Base Code (kodeks postępowania etycznego stowarzyszenia Ethical Trading Initiative).  SMETA dotyka 4 obszarów: warunków zatrudnienia pracowników, bezpieczeństwa i higieny pracy, ochrony środowiska, odpowiedzialnych sposobów prowadzenia działalności.

(ang. Corporate Social Responsibility, CSR lub Corporate Responsibility, CR)

Strategia zarządzania i rozwoju firmy, budowana w oparciu o jej wartości, która uwzględniając potrzeby kluczowych interesariuszy i szeroko rozumianego otoczenia firmy pozwala osiągnąć długofalowe korzyści biznesowe. To sposób prowadzenia działalności biznesowej z uwzględnieniem interesów społecznych.

Zbiór współzależnych zasad, procesów i procedur, które firma wykorzystuje do osiągnięcia celów biznesowych. Model prowadzenia biznesu w sposób zrównoważony wymaga uwzględnienia w planowaniu i wdrażaniu systemu zarządzania zasad społecznej odpowiedzialności.

System powiązanych czynności biznesowych, obejmujących cały cykl życia produktu, pozwalający na tworzenie wartości dla wszystkich interesariuszy, przy jednoczesnym zapewnieniu sukcesu komercyjnego, przyczyniający się do wzrostu dobrobytu społecznego i poprawy stanu środowiska (Źródło: Business For Social Responsibility - BSR 2007).